Le Meilleur Logiciel de Facility Management

Un logiciel Multifonction

Vous avez pour ambition d’améliorer le contrôle des espaces et de gérer l’information de façon plus aisée ? Tout gestionnaire de bien immobilier ou Facility Manager qui s’occupe de la gestion d’immeuble (maintenance et services) tout en gérant en parallèle la communication et la gestion de ses propres équipes sait combien cela est difficile. C’est pourquoi il a besoin d’un logiciel innovant qui soit performant sur son cœur de métier et soit aussi capable d’offrir un large éventail de possibilités supplémentaires.


Multifonction, Dune-FM fait la démonstration qu’une telle combinaison est possible et efficace : ce logiciel de gestion d’immeuble SaaS intègre un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) pour gérer tous les projets de votre entreprise. Il vous permet en outre de gérer vos activités de reporting et de communication.


Pour mieux toucher du doigt cette polyvalence, partons d’un exemple concret appartenant au domaine des bâtiments tertiaires : un centre commercial. Le domaine à gérer s'étend, à l’extérieur, à un parc de loisirs où les clients du centre aiment s’installer pour prendre l’air. Les commerces sont variés (restaurants, boutiques de vêtements ou d’électronique) ; chaque commerçant possède de besoins spécifiques.


Le rôle du prestataire FM d’un centre commercial comme celui-ci consiste au minimum à assurer la résolution de problèmes suivants : gérer les installations et les services en temps réel en prenant en compte les besoins des consommateurs (entrer, sortir et naviguer librement dans les espaces) ainsi que les souhaits des commerçants et des autres prestataires (qui souhaitent, par exemple, disposer d’un espace virtuel centralisé afin de mieux coopérer ou pour faire état des dysfonctionnements). Et cela, tout en respectant les impératifs de productivité et de maintien des coûts (notamment, en terme de rationalisation des flux de travail).


En quoi l'usage de Dune-FM est-il intéressant? Dune-FM procure une plateforme unique à l’ensemble des équipes de maintenance et de service : les équipes techniques peuvent échanger plus facilement et la distribution des tâches est optimisée (le temps de fonctionnement des actifs en est donc aussi mécaniquement accru). Désormais, l’entretien des ascenseurs et de la climatisation ne se fait plus de façon isolée : chaque opérateur peut travailler en collaboration avec tous les autres services (service d’entretien des espaces extérieurs, de nettoyage des surfaces ou bien encore le personnel de sécurité). Une application mobile intuitive leur permet de notifier les problèmes en temps réel et d’agir rapidement en vue d’une solution.


Et ce n’est pas tout. Le logiciel permet au gestionnaire FM du centre commercial de régler les heures de travail dues aux personnels techniques et de communiquer sur son activité auprès des commerçants. Il peut démontrer sur demande l’utilité de son service en mettant par exemple en évidence les gains d’énergie qui ont été réalisés grâce à lui. Ici, les outils de reporting le soutiennent lorsqu’il souhaite démontrer son efficacité en termes de coordination et d’optimisation des ressources. Grâce au système intégré Dune-FM, il peut faire valoir que le fonctionnement interne et l’accueil des milliers de visiteurs quotidiens dans cet élégant centre commercial devient plus facile et plus rentable. Maintenant, examinons cela en détail.

Dune-FM vous aide à planifier la gestion des biens immobiliers en fonction de leur cycle de vie : vous savez exactement quand vous devez appeler un technicien ou assurer la rénovation d’un espace commun. Les tâches de maintenance telles que le bon fonctionnement de l’air conditionné, sa mise aux normes légales, son entretien, etc., doivent être assurées avec précision. Il en va de même pour l’entretien quotidien du bâtiment et le contrôle des travailleurs qui y interviennent pour une raison ou une autre (réparations diverses, électricité, etc.). Dune-FM vous accompagne dans chacune de ces tâches, à chaque étape et quelle que soit l’étendue du contrôle à effectuer. De la gestion de l'environnement de travail à la sécurité des lieux, en passant par la restauration, Dune-FM vous aide à planifier vos activités afin d’avoir une vue synoptique des projets et des travaux en cours.


Outre la pure gestion technique d’immeuble (réparations, dégradations des parties communes, rafraîchissement de locaux commerciaux), assurer la gestion des loyers et des charges (états des lieux, signature du bail, révision du loyer, conseil syndical, gestion de patrimoine, charges de copropriété) et la gestion administrative (suivi des travaux, diagnostics) devient nettement plus simple. Par exemple, Dune-FM établit pour vous des relevés énergétiques à l’aide de statistiques calculées directement par le logiciel. Si nécessaire, celui-ci vous indique même les dépenses effectuées en temps réel. Un seul objectif : être à vos côtés pour planifier et gérer de façon rationnelle l'ensemble des ressources de l'organisation.

Gestion des équipes

Il s’agit aussi d’organiser et de superviser les différents corps de métiers impliqués dans la gestion du bâtiment tout en garantissant l’entière satisfaction des professionnels et des utilisateurs du bien immobilier. Cela demande une maîtrise et une connaissance parfaite des différents secteurs. La gestion des équipes techniques est facilitée par Dune-FM. Vous vous demandez quelle est la temporalité optimale pour intervenir chez le client ou encore comment dispatcher le travail entre les administratifs et les techniciens ? Le logiciel vous y aide, notamment en répertoriant pour vous les fiches métiers de tous les prestataires intervenant dans le bâtiment.


Comment cela se met-il en œuvre concrètement ? Considérons un autre cas : celui d’un parc immobilier. Chaque concierge se retrouve avec un cahier des charges contenant les différentes tâches à effectuer au quotidien. Épaulé par Dune-FM, le gestionnaire du bâtiment devient capable de définir un environnement de tâches récurrentes réparties dans plusieurs catégories (telles que l’entretien, le relevé des compteurs, la vérification de la sécurité, le nettoyage intérieur et l’entretien des zones extérieures) en modulant, selon chaque catégorie, la fréquence des tâches à entreprendre. Chaque concierge dispose désormais d’un cahier des charges complet et unique, consultable et modifiable depuis n’importe quel écran digital. L’application mobile facilite grandement les choses. Grâce à elle, chaque membre actif de l’immeuble repère en un clin d’oeil les tâches à accomplir et sait rapidement quoi faire de sa journée, simplement en parcourant du doigt son smartphone.


In fine, le concierge est même en mesure de fournir un rapport détaillé des activités aux propriétaires de l’immeuble, et ce sur une base trimestrielle ou annuelle. Il est indisponible ou prend des vacances ? Le logiciel permet de noter ses congés afin d’assurer de façon optimale les remplacements ou mutualiser certains entretiens avec différents immeubles du parc immobilier. En bref, chaque immeuble du parc bénéficie d’une planification personnalisée avec les tâches qui lui sont propres et la fréquence à laquelle celles-ci doivent être réalisées.

Gestion de votre Entreprise

Fini l'époque où l’on multipliait les coûts et le temps passé sur des programmes différents. Grâce à Dune-FM, vous avez une vision directe et intuitive de vos propres équipes et de vos clients. Création de factures, gestion des stocks et des finances, planification des tâches à entreprendre pour convertir vos prospects (emailing, opérations marketing) ; vous devenez capable de prendre le contrôle de toutes ces opérations en quelques clics seulement.


La gestion de documents vous permet par exemple de partager des fichiers à travers des zones de dépôt et des pages de partage. Vous créez tout type de document (commercial, administratif, etc.) en format PDF directement dans le logiciel, vous le récupérez et l'envoyez par courrier électronique à son destinataire le plus aisément du monde. Il faut s’assurer que le dernier mail et la dernière facture ont bien été envoyés ? Aucun problème, Dune-FM se charge aussi d’effectuer vos propres tâches récurrentes : avec lui, vous déterminez les fréquences et estimez le temps des tâches à accomplir ; vous êtes également en mesure d’organiser les remplacements de votre propre personnel de façon semi-automatisée.

Reporting

Contrairement à ce que l’on croit encore trop souvent, le FM n’est pas un métier destiné à rester dans l’ombre. Le gestionnaire d’immeuble ou le Facility Manager se doit aujourd’hui d’être responsable ; il doit être capable de communiquer et de promouvoir son activité. Le logiciel que nous vous proposons fait partie de la solution gagnante : Dune-FM facilite considérablement l’élaboration de vos activités de représentation et vous soutient dans la mise en place d’actions commerciales et marketing efficaces et répétées, à tout moment.


Le reporting implique la création et la présentation régulière de rapports, d’analyses et de bilans exposant vos résultats. Dune-FM est à votre service : faites périodiquement le point sur la valeur des stratégies en cours, analysez les moyens mis en oeuvre et les résultats obtenus grâce aux outils statistiques offerts par le logiciel. Celui-ci vous aide ensuite à les communiquer au sein de l’entreprise ou à l’extérieur, auprès de prospects notamment. Exemple : vous cherchez à valoriser la maturité de votre entreprise au sujet du développement durable. Dune-FM étudie avec vous une série d’indicateurs (environnementaux, éthiques, sanitaires, économiques et sociaux) à mettre en évidence ou à améliorer.

-Avec le logiciel de Facility Management Dune-FM, vous pouvez répondre aux normes sur la digitalisation des entreprises et enfin entrer de plain-pied dans l'ère digitale. Solution haut de gamme et légère, Dune-FM enregistre toutes vos données directement dans le cloud. Aucune installation coûteuse ni de mise à jour longue et rebutante à prévoir. Une fois lancé, le paramétrage est là pour vous permettre d’accéder rapidement à l’historique des tâches ou à d’autres options afin de personnaliser au maximum le logiciel : c'est toute l’activité de la gestion d'immeuble qui s’en trouve durablement simplifiée.


Les tâches dévolues au Facility Manager et au gestionnaire d’immeuble évoluent constamment. Pour gagner en compétences, il s’avère parfois utile de prendre appui sur les meilleurs outils disponibles. Dune-FM est l’outil le plus adapté pour améliorer la gestion technique d'immeuble et l’engagement des équipes, mais aussi pour augmenter la productivité et concevoir une communication qui renforce la valeur et la culture de l’entreprise – la vôtre et celle de vos clients !